6 min read 會議主持

會議主持魔法 (Meeting Facilitation) Part 1：一定要知道的會議準備魔法陣

開會好浪費時間！討論不出結果？下不了決定？沒有共識？會議結束後狀態跟會議之前一樣？或許要探討的不是這場會議，而是會議之前的準備！
會議主持魔法 (Meeting Facilitation) Part 1：一定要知道的會議準備魔法陣

回想一下，「有效」的會議長什麼樣？有討論出結果、達成一致的共識或是從獲得重要訊息。會議並不是單純把人聚集起來就好，所以「會議主持魔法」系列誕生了！老爹想跟大家介紹最近接觸到的 meeting facilitation (好啦也不是最近了，半年前就說要寫了 🤦🏻‍♀️) 的各種技巧。至於背後的理論，不是這個系列的重點！

📢
嚴格說來，facilitation 的意思不是「主持」而是「引導」，但因為主持比較常聽到，所以老爹會兩個詞交替使用。
    (網頁版才看得到的目錄)

What is facilitation - 什麼是引導

比較正式的說法是：

  • 創造一個有包容力的空間
  • 讓團體進行有意義的討論
  • 最終達成目標/結論/一致的共識

白話一點的說法：

  • 參與的人都有真的在參與，不是在旁邊滑手機聊天
  • 舉行會議的人也真的要有想要讓大家參與
  • 會議結束後有達到會議目的 (原來開會有目的喔 😎)

Facilitation loop - 會議的五個階段

  1. Prep (Part 1 本文): 會議前的準備，像是發信邀請、會議內容的籌備等大家還沒踏進會議空間前的所有一切
  2. Open the session: 會議的開場 (Part 2)
  3. Doing the work: 會議進行中 (Part 3)
  4. Close the session: 會議的結束 (Part 4)
  5. Follow ups: 會議結束的後續行動 (Part 5)
Reference: Transform Your Meeting From Pointless to Productive: Slides & Facilitator Notes

Takeaway: 一場會議不只是在會議期間進行！記得在會議後進行後續行動跟追蹤。

Prep - 會議前的準備

💡
經驗法則：準備會議的時間通常與會議的長度相同。

例如：準備一場 30 分鐘的會議應該需要花 30 分鐘的時間。

Know your group - 會議魔法陣

會議魔法陣的目的為輔助選擇適合的會議引導方式。也被稱為 facilitation rainbow 或 facilitraining rainbow (原著這樣寫的)。但聽起來太不酷了，既然是「會議主持魔法」系列，沒有個魔法陣說不過去吧 🪄！

點圖放大！

如何使用魔法陣？

以一個 sprint 結束要開 retrospective meeting 為例：

  • 願意花費的時間：多 (1 hr)
  • 對內容了解的程度：高 (大家也都是這個 sprint 的參與人員)
  • 習慣的溝通方式：滿被動接受 (預設台灣人比較習慣的方式)

選擇會議的方式：Q&A

會議主持人可能要先想好一些開啟討論的問題：

常見問法如：What went well? 問得很開放，讓大家很有發揮的空間。但如果團體本身比較害羞，可能只會獲得一些我們好棒棒的敷衍回答。這個情況下，可以問的更明確一點：Did anything improve in this sprint compared to the last one? If yes, what was it?

再舉一個例子：What didn't go well? ➡️ What tools, resources, or time did you wish you had more of during this sprint? How do you think they would have changed the outcome?

如果還是感受到大家參與度不高，例如只有固定幾個人在回答，甚至可以全程在線上以文字方式匿名舉行。老爹待的團隊因為時區關係約不到一起醒著的時間，所以目前都是這樣進行的。對細節有興趣的路人們，可以在底下留言，這樣可以加速這篇文章出現的速度 🤣。 (畢竟你們也知道老爹出文章的速度...)

假設團隊喜歡偏向共同發想的話，可以選擇的會議方式可以轉為 Lean coffee。Lean coffee 是由大家一起決定要討論什麼，主持人只控管流程。Q&A 比較像是主持人要帶領大家一起參與討論。

💡
魔法陣的問題及方法可以自行增減或移動

技巧：開會的 POWER

  • Purpose – why does this really matter?
  • Outcomes – what are we aiming to achieve?
  • What’s in it for me?
  • Expectations and Engagement – what can people expect from this session?
  • Roles and responsibilities- are there any roles to clarify?

以下轉成部落格好讀版本
範例為：要不要更改網頁上的文案

Purpose

Why does this really matter?
我們為什麼要在這裡開會？
還是是來假裝今天有做事

To discuss and decide whether we should change the copy of the upsell page.

Outcomes

What are we aiming to achieve?
我們要一起達成什麼目標？
還是只是要說我們有開會討論...
但沒有結論？

We want to come to a consensus on whether the copy should be changed, and if so, what the new copy should be.

What's in it for Me/Them

關我什麼事？
不是每場會議都對大家有意義
不是好像有點關係就要拉那個人進來
也不是別人拉你進來你就一定要參加

By participating in the meeting, attendees will have the opportunity to make an impact on the marketing strategy and contribute to the success of the business.

Expectations and Engagement

讓大家有心理準備
事前發出 Agenda
希望大家怎麼參與討論
以及需不需要事前準備

Please fill out the ideas survey before coming into the meeting: <url>

Roles and responsibilities

Are there any roles to clarify?
會議主持是誰
會議紀錄是誰
剩下的人在這場會議要做什麼

The facilitator  will ensure that everyone has the chance to have their voice heard and will lead a productive discussion.  will be taking notes in this discussion.
Everyone should come to the meeting prepared to contribute their ideas and be willing to engage in respectful dialogue.

這樣一來解決了會議開始前，主持人尷尬地問誰可以幫忙紀錄。而參與的人也可以很清楚，走進來這間會議要討論什麼，以及離開時什麼事情應該被決定。

在會議前寫好 POWER！

會議期間放在隨時可以看到的位置來防止大家走偏 (go on a tangent)。建議提前發送 agenda 來幫助大家有個心理準備。尤其當會議偏向開放時，記得提醒大家帶腦來，不要當個木頭人！

老爹先留言

果然拖到了六月的最後一天了 🤦🏻‍♀️！

老爹預計會在這個月結束前發出來的，希望不會拖到最後一天。
by 這半年來，老爹幹啥去了

先跟大家預告下一篇文章已經寫好了，是不是超有效率？

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